Identifier
Nom de fichier n'est pas un identifiant stable. Cote, identifiant pérenne et provenance relient le document à une collection et à son producteur. [2] [4]
Dater
Création, modification, collecte et migration sont des dates différentes. Les confondre peut déplacer un document de plusieurs années. [1] [3]
Relier
Pièce jointe, fil de discussion et page liée donnent le contexte. Préserver ces relations évite de transformer un échange en fichiers isolés. [2] [4]
Tracer
Conversion, correction et contrôle d'intégrité doivent laisser un journal. Cette transparence permet de distinguer contenu reçu et intervention archivistique. [3] [4]